Книга учёта доходов и расходов (КУДиР) – это установленный действующим законодательством документ налогового учета для юридических лиц и физических лиц-предпринимателей, использующих льготный порядок налогообложения — УСН. В ней данные субъекты хозяйствования ведут учёт доходов и расходов. В Книге фиксируются финансовые операции, которые помогают определить результат хозяйственно-экономической деятельности субъекта, и рассчитать размер налога к перечислению в бюджет.
Таким образом Книга учета доходов УСН необходима для корректного формирования базы единого налога на льготном налоговом режиме. Поэтому, как следует из положений ст. 346.24 Налогового кодекса РФ, в ней можно не отображать финансовые операции, которые не влияют на расчёт суммы налога к выплате.
Согласно статье 120 НК, к грубым нарушением положений учёта доходов и расходов относятся неправильное или несвоевременное отображение хозяйственных операций субъекта, а также отсутствие самого регистра налогового учёта. Такие обстоятельства влекут за собой наложение штрафа в сумме 10 тыс.руб. Если были выявлены несоответствия в нескольких налоговых периодах, размер штрафа возрастает втрое – до 30 тыс. руб. Если же неправомерные действия субъекта хозяйствования повлекли за собой занижение налоговой базы, он будет оштрафован на 20% от суммы невыплаченного налога, но не меньше 40 тыс.руб.
Налогоплательщик не должен подавать Книгу учета доходов и расходов при УСН в ФНС вместе с декларацией. При этом, в случае проведения проверки её, согласно п.3 ст. 93 НК РФ, надо предъявить налоговикам по запросу в течение 10 дней.
Как формируется Книга учёта доходов и расходов на УСН
Хозяйственно-экономические операции, проводимые «упрощенцами» в течение отчетного периода, имеют непосредственное влияние на формирование базы налогообложения, поэтому все они должны быть внесены в КУДиР для УСН. Её можно вести одним из трёх способов:
- скачать электронную Книгу учета доходов и расходов на любом специализированном интернет-ресурсе, которые также содержат примеры её заполнения;
- приобрести бумажный экземпляр отчета;
- обратиться к специальным онлайн-сервисам. В этом случае налогоплательщику необходимо будет вносить в программу всю информацию о своих текущих операциях, которые осуществляются в течение отчетного года. Книгу учета доходов и расходов можно распечатать в любой момент.
Не имеет значения, какой вариант ведения регистра был выбран — как только налоговый период будет завершен, КУДиР должна быть оформлена в бумажном формате. Листы в ней нумеруют, сам документ прошивают, подписывают и ставят печать (при использовании).
ВАЖНО! Книга должна содержать все разделы независимо от того, заполняются они или нет.
Ежегодно необходимо заводить новую бухгалтерскую Книгу учета расходов и доходов. Записи в ней следует выполнять позиционным способом (каждую операцию фиксируют в отдельной строке) в порядке хронологии. Все операции подтверждаются первичной документацией (договорами, счетами, банковскими платежками, накладными и тд.) и указываются в целых рублях.
К доходам субъекта хозяйствования не относятся поступления с целевым назначением «увеличение/пополнение уставного капитала» и «пополнение расчетного счета», поэтому в Книгу учета доходов и расходов они не вносятся.
Подбивать итоги следует в конце каждого квартала и в конце отчетного года. Книга не сдается в налоговую, но если проверяющий требует предъявить её в рамках камеральной проверки, сделать это надо не позднее 10 дней. Отсутствие хозяйственно-экономической деятельности на протяжении отчётного периода не освобождает налогоплательщика от ведения КУДиР. В этом случае Книга распечатывается с нулями.
Сроки хранения документа аналогичные срокам хранения отчётности — 4 года.
Содержание КУДиР
Заглавный (или титульный) лист. В нём следует заполнить данные предприятия или физлица-ИП.
Раздел I — обязательный для всех налогоплательщиков. Здесь в хронологическом порядке надо отразить все документы, которые стали основанием для начисления доходов и расходов. К первым не включают операции, предусмотренные ст. 251 НК РФ, а также доходы, облагаемые налогом на прибыль и НДФЛ у юридических лиц и ИП соответственно. Доходы налогоплательщика, которые были получены в натуральной форме, должны быть отражены по рыночной стоимости.
Упрощенцы на ставке по УСН 15% вносят в этот же раздел свои расходы, предусмотренные ст. 346.16 НК РФ, а субъекты на ставке по УСН 6% — затраты, которые были понесены в ходе реализации государственных программ по безработице или из средств, субсидированных на развитие предпринимательства.
Операции, являющиеся базой исчисления налога, отображаются в главной таблице. Кроме этого, здесь же должны быть приведены ссылки на первичные документы, описание сути осуществленных операций и их суммы.
Раздел II, посвященный расходам на приобретение ОС и НМА, заполняют упрощенцы на ставке по УСН 15%. Раздел III также предназначен для налогоплательщиков, выбравших объект «Доходы минус расходы». Они формируют его в случае, если в прошлых периодах ними были получены убытки, которые можно учесть при расчете суммы налога за текущий год.
Раздел IV готовится упрощенцами на ставке по УСН 6%. В него вносят суммы страховых платежей, на которые уменьшается расчетная сумма налога.
В 2018 г. в Книгу учета дохода и расхода для УСН был добавлен раздел V. Он предусмотрен для предприятий и ИП, использующих УСН на ставке 6%. Сюда вносят платежи по торговому сбору, которые влияют на объем налога к перечислению в бюджет.
КУДиР для ИП на УСН
Физлица-ИП, которые находятся на упрощенном режиме налогообложения, в текущем 2020-м году должны использовать бланк КУДиР, утверждённый приказом Минфина №135н от 22 октября 2012 г. Данная форма обязательна для всех субъектов хозяйственной деятельности на УСН независимо от того, какую систему они используют – «Доходы» или «Доходы минус расходы».
Книга учёта открывается на каждый налоговый период (п. 1.4 Порядка, утверждённого вышеуказанным приказом Минфина). Её ведут в бумажном варианте (в одном экземпляре) или электронном виде. В случае внесения исправлений в Книгу их необходимо сопроводить пояснениями, подписать и поставить дату.
Если вы выбрали ведение электронного формата, делать это можно в специализированных учётных сервисах. Они, как правило, осуществляют проверку документа на соответствие требованиям Налогового кодекса. Кроме этого, ведение КУДиР помогает осуществлять контроль за объемом поступлений, так как выполнение этого показателя дает право на использование упрощенного режима налогообложения. Напомним, что при УСН размер годового оборота не должен превышать 150 млн. руб. В КУДиР данный показатель подсчитывается отдельно за каждый квартал и общим нарастающим итогом, поэтому контроль за объемом поступлений не вызывает сложностей.
Книга учёта доходов и расходов содержит 5 разделов:
- В первом отражаются доходы по факту получения денежных средств (другого имущества), расходы вносятся после проведения списаний. Блок «Доходы» заполняют все субъекты хозяйствования, независимо от используемого режима УСН.
- Блок «Расходы» является обязательными для налогоплательщиков, находящихся на системе УСН «Доходы минус расходы». Однако упрощенцы, которые используют объект налогообложения «Доходы», отражают в нем расходы по участию в государственных программах трудоустройства безработных, а также расходы по субсидиям на развитие малого бизнеса. Все они в обязательном порядке подтверждаются первичной документацией.Во втором разделе отражаются затраты на ОС и НМА налогоплательщиков, использующих систему «Доходы минус расходы». Они указываются в последнем числе налогового периода, однако в течение года амортизируются равными частями.
- Третий раздел заполняется физлицами-ИП, применяющими ставку 15%. Полученные убытки в предыдущих отчётных периодах могут учитываться в течение 10 лет.
- В четвертом разделе налогоплательщики, использующие УСН «Доходы», отражают данные по всем (и за себя, и за сотрудников) уплаченным страховым взносам, выплатам по больничным листам и платежам по добровольному персональному страхованию персонала.
- Пятый раздел ведется субъектами хозяйствования, которые работают по системе «Доходы», и предусмотрен для зачёта перечисленного ними торгового сбора.
Книга заполняется по кассовому методу. Так, если уже произошла реализация товара, но выручка ещё не поступила, данная сумма в оборот не включаются. Доход отчётного периода уменьшается на сумму полученных от контрагентов авансов, которые возвращаются в данном периоде. Так, сначала фиксируется общая начальная полученная сумма предоплаты, а далее – сумма возвращенного аванса с минусом. Пополнение собственного счёта физлица-ИП в банке в регистре не отображается.
КУДиР для ООО на УСН
Книга учета доходов и расходов по УСН является обязательной для заполнения только теми ООО, которые работают на упрощенке. Равно как и ИП, компании на базе данных КУДиР осуществляют расчёт налога, который подлежит перечислению в бюджет. ООО, которые используют другие режимы налогообложения, Книгу учета доходов не ведут.
Предприятие не подает этот регистр в налоговую, однако оно обязано предъявить его проверяющим налоговикам по требованию. Отсутствие КУДиР на предприятии, как мы говорили ранее, чревато серьезными санкциями — штрафом в сумме 10 тыс. руб.
Правила ведения книги учета доходов и расходов при УСН для ООО аналогичны правилам ведения КУДиР, действующим для ИП. Для нового налогового периода заводится новая Книга. Учет в ней ведется кассовым методом, расходы подтверждаются первичной документацией (накладными, счетами, платежками и тд.).
Вести Книгу учёта доходов и расходов можно как в бумажном, так и в электронном виде. Последний, по истечении отчетного периода, подлежит обязательному бумажному оформлению (прошивается, нумеруется, подписывается директором и скрепляется печатью). Разделы Книги, которые не заполняются, также должны быть распечатаны и прошиты в общем порядке.
Приходные операции по расчетному счёту в виде пополнения, финансовой помощи учредителей или формирования уставного капитала доходами компании не признаются, поэтому в Книгу КУДиР не вносятся. Отсутствие хозяйственно-экономической деятельности в отчётном периоде не освобождает предприятие от обязанности ведения налогового регистра — в этом случае готовится нулевая книга учета доходов и расходов УСН.
