Cроки хранения документов бухгалтерского учета зависят от вида бухгалтерских документов, целей учета (например, бухгалтерский или налоговый) и составляют от 1-го года до 75 лет, а некоторые документы хранятся постоянно.
Обоснование ответа
Систему документов бухгалтерского учета составляют:
- первичные учетные документы (документы первого уровня в бухгалтерском учете);
- регистры бухгалтерского учета;
- бухгалтерская отчетность.
Законом "О бухгалтерском учете" установлено, что первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерская отчетность должны храниться организацией в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете").
Бухгалтерские документы (первичные учетные документы, кассовые документы (кассовая книга должна быть прошита пронумерована и скреплена печатью), бухгалтерские регистры) хранят 5 лет после отчетного года. Копии БСО (отрывные части, корешки) и испорченные бланки хранят не менее 5 лет со дня их использования (порчи).
Учетную политику, локальные нормативные акты и прочие документы, связанные с организацией и ведением учета, хранят не менее 5 лет после окончания года, в котором они последний раз использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.
Средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.
Документы налогового учета (первичные документы и счета-фактуры, в том числе электронные) хранят 4 года после окончания налогового периода, в котором документ последний раз использовался для исчисления налога и составления отчетности. Например, документы по основным средствам хранят в течение 4 лет, следующих за годом, в котором ОС полностью самортизировано, ликвидировано или продано.
Первичные документы, подтверждающие убыток, хранят в течение всего срока переноса убытка плюс еще 4 года после окончания года, в котором убыток был полностью списан.
Если для документа предусматриваются разные сроки хранения, ориентироваться следует на больший срок.
Налоговую отчетность (декларации, расчеты авансовых платежей, справки 2-НДФЛ и т. п.) и регистры налогового учета хранят 5 лет после окончания периода, за который они составлены.
Годовую бухгалтерскую отчетность хранят постоянно.
Исчисление сроков начинается с 1-го числа года, следующего за отчетным годом, в котором документ использовался в последний раз для составления бухгалтерской отчетности.
Для электронных документов никаких специальных сроков хранения не установлено. Так что соответствующие файлы и носители информации надо сохранять в течение того же времени, что и аналогичные бумажные документы.
Организация в течение указанных сроков должна обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений (ч. 3 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
При этом при смене руководителя организации должна обеспечиваться передача бухгалтерских документов в порядке, определенном самой организацией (ч. 4 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Сохранность первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер (п. 6.6 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29.07.1983 № 105).
