Организации и предприниматели обязаны хранить документы, касающиеся сотрудников (личного состава). Это следует из части 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон N 125-ФЗ).
В государственные и муниципальные архивы подлежат передаче документы по личному составу только ликвидированных организаций. Таким образом, основная функция обеспечения социальных и пенсионных прав граждан/работников фактически возлагается на работодателей.
Если в организации архив как структурное подразделение не создается, то ответственность за архивное хранение документов по личному составу должна быть возложена на другое подразделение и его сотрудников персонально, либо на иного сотрудника. Это оформляется приказом руководителя организации.
Документы по личному составу представляют собой архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем (п. 3 ст. 3 Закона N 125-ФЗ). К ним относится:
- трудовой договор,
- график отпусков,
- трудовая книжка,
- табель учета рабочего времени,
- личная карточка сотрудника и т.д.
Необходимо учитывать также, что в понятие "документы по личному составу" включаются документы о заработной плате и других вознаграждениях (лицевые счета, сведения индивидуального персонифицированного учета, карточки по учету доходов и налогов на доходы, расчетно-платежные ведомости при отсутствии лицевых счетов и т.п.), которые ведет бухгалтерия.
Закон N 125-ФЗ регулирует порядок хранения архивных документов во всех случаях, когда закон предусматривает такое хранение.
В статье 21.1 Закона N125-ФЗ, определено, что сроки хранения архивных документов устанавливаются федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 Закона N 125-ФЗ.
Сроки хранения архивных документов независимо от места их хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством.
Сроки хранения документов по личному составу дифференцированы в зависимости от года, в котором они были завершены в делопроизводстве. Документы, законченные делопроизводством до 01.01.2003, хранятся 70 лет. Документы, законченные делопроизводством после 01.01.2003 - 50 лет.
Указанные сроки не распространяются на документы по личному составу, в отношении которых перечнями архивных документов установлены иные сроки хранения. Так, согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, характеристики работников, не вошедшие в состав личных дел, должны храниться 75 лет, а документы (справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.) - 5 лет.
По истечении срока хранения документы проходят экспертизу ценности документов.
С учетом требований к защите персональных данных личные дела целесообразно формировать на каждого сотрудника отдельно, и в процессе оформления личных дел уволенных при подготовке их к сдаче в архив не объединять несколько личных дел в одно, даже если оно не превышает по объему лимит в 250 листов, т.е. не сшивать несколько личных дел вместе по году увольнения.
Личные дела сотрудников целесообразно делить на два массива:
- Уволенных сотрудников, личные дела которых еще не переданы в архив.
-
Работающих сотрудников. Эту группу дел теперь необходимо разделить также на две части:
- Работающих начиная с 2003 года (документы в них создавались начиная с этого года и подлежат хранению 50 лет);
- Принятых на работу в 2002 году и ранее (их необходимо хранить 75 лет).
