Первичные учетные документы бухгалтерского учёта – это соответствующим образом составленная и оформленная документация, которая подтверждает осуществление предприятием фактов хозяйственной деятельности. Под фактом понимают событие, операцию или сделку, которые влияют на движение денежных средств фирмы, её финансовое состояние или экономические результаты её работы.
Первичные учетные документы подтверждают совершение таких операций и оформляются при их проведении. Кроме их применения в целях бухгалтерского учёта они также необходимы и для налогового учета, так как являются основанием для признания понесённых компанией расходов и позволяют правильно определить налоговую базу. Документы бухгалтерского учета также используются при судебных разбирательствах или спорах с контрагентами и клиентами.
Законом от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" запрещено принимать к учету документы, если ними оформлены факты хозяйственной жизни, не имевшие места в действительности. Это в первую очередь относится к мнимым и притворным сделкам.
Общие требования к подготовке первичных учетных документов
Установленного законодательством исчерпывающего списка первичных бухгалтерских документов, обязательных для ведения субъектами хозяйствования, нет. Определять их объемы, виды и формы предприятие может само — это зависит от целей их применения. Регламентированы только бланки «первички» по кассовым операциям.
Предприятие может пользоваться стандартными формами, наличие которых, в том числе, предусмотрено в программах для ведения бухгалтерского учета, или создать бухгалтерские документы самостоятельно. Однако следует помнить, что для этой документации законом установлен набор необходимых реквизитов, без которых они не будут считаться правильно оформленными. К ним относят:
- название документа, дата его составления;
- наименование предприятия;
- содержание факта хозяйственной деятельности;
- количественное (шт., уп. и т.д.) и (или) денежное выражение (рубли) сделки;
- ФИО и подписи представителей контрагентов, осуществивших сделку, их должности и прочие данные для идентификации.
Формы первичных учетных документов, которые будет использовать предприятие в своей деятельности, определяет руководитель предприятия и утверждает своим приказом.
Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания.
Первичный учетный документ может быть составлен:
- на бумажном носителе
- в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
Законодательством Российской Федерации или любым договором может быть предусмотрено представление первичного учетного документа контрагенту или в госорган на бумажном носителе. В этом случае организация обязана по требованию другого лица изготовить копии на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.
Порядок внесения исправлений в первичные учетные документы также оговорены в законодательстве. Так, при исправлении в первичном учетном документе указывается дата исправления, ставятся подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, указываются их фамилии и инициалы. Могут быть указаны и иные реквизиты, необходимые для идентификации этих лиц.
Перечень первичных учетных документов, требуемый для сопровождения той или иной хозяйственной операции, зависит от её вида и может меняться. Преимущественно его подготовкой и формированием занимается поставщик товара или услуги. Поэтому в сделках, где ваша компания выступает покупателем, а значит юридическим лицом, которое несёт траты, уделите внимание проверке корректности составления первичной документации вашим поставщиком.
Виды первичных документов в бухгалтерском учёте
Как говорилось ранее, факты хозяйственно-экономической деятельности фирмы фиксируются посредством формирования первичной документации. В связи с этим выделяют такие её виды:
- по объему фиксируемых данных – первичные, консолидированные;
- по предназначению – бухгалтерские, директивные, исполнительные, БСО (бланки строгой отчетности);
- по методу отображения информации – консолидированные, разовые;
- в зависимости от места составления – внешние, внутренние;
- по способу формирования – в бумажном виде, электронные.
Первичная документация в бухгалтерии: перечень
Работа с «первичкой» является одной из главных задач бухгалтерии, так как правильность оформления документации — это основание правомерности признания расходов и совершения вычетов, а также основа для корректного формирования налоговой базы. Чаще всего бухгалтерия работает со следующими первичными документами:
- хозяйственный договор с контрагентом*;
- счёт-фактура* (форма утверждена постановлением Правительства РФ №1137 от 26.12.2011 г.);
- счёт на оплату* (законодательно бланк не утвержден);
- товарная и товарно-транспортная накладная (ТТН), универсальный передаточный документ (УПД);
- авансовые отчеты;
- платежная документация, подтверждающая факт осуществления оплаты. К ней относят БСО, банковские платежные (требования и поручения) и кассовые (приходный и расходный ордера) документы;
- бухгалтерские справки;
- акт выполненных работ (предоставленных услуг) между заказчиком и исполнителем (преимущественно унифицированных бланков нет, однако, например, акт по строительным работам можно взять из формы, утверждённой Постановлением Госкомстата РФ №100 от 11.11.1999г. либо создать его самостоятельно);
- документы по фонду оплаты труда и расчета с персоналом;
- документы учета основных средств;
- путевые листы и другая первичка.
*Такие документы как, например, хозяйственный договор, счёт-фактура и счёт на оплату, не являются самостоятельными документами первичного учета.
Так, в договоре с контрагентом фиксируются договоренности между сторонами — предмет сделки, права и обязанности, условия оплаты и поставки, санкции за нарушение положений договора и пр. Однако без подтверждающих актов (накладных, платёжных поручений и т.д.) сам договор в формировании учётных операций участвовать не будет.
В счёте отражают сумму, в которую продавец оценивает свой товар (услугу). Если он не будет оплачен покупателем, факт реализации товара не найдет своего отражения в перечне бухгалтерских операций. Поэтому счёт является скорее приложением к договору, нежели отдельным первичным документом бухучета.
Счёт-фактуру составляют для налоговых нужд — на его основании контрагент-покупатель получает право на вычет суммы НДС, которую предъявляет контрагент-поставщик. Однако, как и в случае с договором, отсутствие других подтверждающих операцию первичных учетных документов не дает оснований для признания издержек по конкретной сделке и их отражения в бухгалтерском учете.
Важно помнить, что первичные документы, используемые в бухгалтерском учёте —это также часть системы налогового и управленческого учета.
Первичные документы в разрезе этапов хозяйственной операции (сделки)
Каждая сделка предприятия осуществляется в несколько этапов. На первом контрагенты проводят переговоры и приходят к соглашению о сотрудничестве. Результатом консенсуса является подписание хозяйственного договора, в котором фиксируются достигнутые сторонами договоренности, и выставление счёта на оплату.
Правильным считается оформление каждой сделки отдельным договором. Однако чаще с постоянными контрагентами компании подписывают генеральное соглашение на однотипные операции. Ряд сделок не требует заключения договора в письменной форме. Так, к примеру, розничный договор купли-продажи является заключенным с момента вручения потребителю чека.
Счёт на оплату — это бухгалтерский документ, в котором продавец предлагает свою цену на продукцию. Кроме стоимости в нём указывают сроки оплаты, порядок поставки и другие необходимые условия. Однако этот документ не даёт поставщику право требовать с покупателя совершения платежа — он только фиксирует цену на товар или услугу. Согласием покупателя является акцепт счёта.
Второй этап – платежи по договору. Документами бухгалтерского учета, в зависимости от вида оплаты, будут:
- кассовые, товарные чеки, приходные ордера и т.д. — при наличных расчётах;
- выписки из расчётного счёта, платежки, заверенные обслуживающим банком — при оплате по безналу (эквайринг, расчёты посредством платёжных систем, электронные платежи и т.д.).
Завершающий этап сделки – поставка (получение) продукции (услуг). Документальное подтверждение данных фактов является обязательным. В противном случае налоговая не признает такую операцию состоявшейся, и налоговая база может быть изменена не в пользу предприятия. На этом этапе будут оформляться:
- товарный чек — выписывается при реализации товара в рознице;
- товарная, или товаро-транспортная накладная — подтверждает факт реализации товара по договору поставки и является основанием для его последующего оприходования контрагентом-покупателем, готовится в 2-х экземплярах, по одному для каждой из сторон. Подписывается уполномоченными лицами сторон, отвечающими за поставку и приём товара;
- акт выполненных работ — двусторонний первичный бухгалтерский документ. В нем представители сторон свидетельствуют соответствие исполненного объема работ (оказанных услуг) договорным условиям и сам факт совершения сделки.
В зависимости от договорённостей, второй и третий этап могут меняться местами, например в случае осуществления поставки товара на условиях отсрочки платежа.
Передача первичных учетных документов в бухгалтерию
Бухгалтерские учётные операции, в т.ч. признание издержек, реализации и пр., проводятся бухгалтером исключительно на основании первичных учетных документов, предоставленных в бухгалтерию лицами, ответственными за их оформление. Именно эти лица, а не бухгалтер несут ответственность за соответствие первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни. Поэтому сотрудникам предприятия, которые отвечают за проведение хозяйственной операции и проводят работу с первичной документацией, следует своевременно предоставлять её в бухгалтерию. Наладить документооборот помогает утверждение приказом руководителя порядка документооборота в компании и разработка памяток персоналу. Бухгалтер в свою очередь имеет право в письменной форме требовать от ответственных лиц соблюдения установленного порядка документального оформления фактов хозяйственной жизни, представления документов (сведений), необходимых для ведения бухгалтерского учета. И ответственные за оформление первичных документов лица обязаны выполнять требования бухгалтера.
Сроки хранения
По общему правилу вся первичка в бухгалтерии должна храниться не менее пяти лет после отчетного года. Конкретные сроки хранения документов устанавливаются Федеральным архивным агентством. На протяжении установленного периода хранения, налоговая инспекция имеет право затребовать первичные документы на проверку у вас или у вашего контрагента. Действующие сроки хранения бухгалтерской, кадровой и иной документации можно найти в Приказе Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 г. N 236.
Санкции за отсутствие «первички»
Нарушение правил учета доходов и расходов, а также отсутствие первичных учетных документов чревато наступлением:
- ответственности согласно ст. 120 НК РФ. Первичное нарушение карается штрафом в сумме 10 тыс. руб. Неоднократное нарушение, выявленное в нескольких периодах, чревато штрафом в 30 тыс. руб. Если такие действия компании привели к снижению налоговой базы, её оштрафуют на 20% суммы невыплаченных налоговых платежей, но не меньше чем на 40 тыс. руб.;
- ответственности по ст. 15.11 КоАП РФ - взыскание с должностных лиц штрафа в размере от 5 тыс. руб. до 10 тыс. руб. за грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету.
