Оплата сотрудникам расходов при однодневных командировках.
Все статьи

Порядок возмещения сотрудникам расходов при однодневных командировках.

19.12.2019

При однодневной командировке сотруднику полагается возмещение не всех расходов, названных в ст. 168 ТК РФ, а лишь расходов на проезд и иных произведенных с разрешения работодателя. Эти расходы можно учесть при исчислении налоговой базы по УСН.

Обоснование ответа

Командировкой признается служебная поездка сотрудника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Обязанность работодателя возмещать командированному работнику дополнительные расходы, предусмотрена статьей 168 Трудового кодекса РФ.

При командировках по России в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Это предусмотрено пунктом 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Таким образом, при однодневной командировке по России суточные сотруднику не выплачиваются.

При однодневной командировке сотруднику полагается возмещение не всех расходов, названных в ст. 168 ТК РФ, а лишь расходов на проезд и иных произведенных с разрешения работодателя. Законодательно понятие иных расходов не расшифровано, следовательно, перечень расходов, подлежащих компенсированию, может быть закреплен в локальном нормативном акте или коллективном договоре. Главное, чтобы сотрудник получил разрешение работодателя на такие затраты.

В состав командировочных расходов, которые уменьшают налогооблагаемый доход, входят затраты на оплату дополнительных расходов (бронирование, проездные и другие расходы (мобильная связь, интернет и другое)). Стоимость расходов на питание, услуги оздоровительных учреждений (бассейны, фитнес-клубы) в налоговую базу включить нельзя. Об этом сказано в подпункте 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ, подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ.

При возмещении сотруднику всех предусмотренных законом командировочных расходов, предприятие вправе уменьшить на них свои доходы в целях налогообложения при условии документального подтверждения и экономического обоснования произведенных затрат (подп. 13 п. 1 ст. 346.16, подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ НК РФ).

Так как учет расходов на УСН ведется кассовым методом, датой признания расходов считается дата утверждения авансового отчета. В случае если работник израсходовал собственные средства и компания их ему возмещает, включить возмещаемые выплаты в книгу учета доходов и расходов следует в момент выдачи денег из кассы (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Согласно абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ компенсационные выплаты, связанные с возмещением командировочных расходов, за исключением суточных, освобождаются от налогообложения НДФЛ в пределах фактически произведенных и документально подтвержденных целевых расходов, в том числе на проезд до места назначения и обратно, оплату услуг связи и другие.

Возмещение документально подтвержденных расходов работника, связанных со служебной командировкой, произведенных с разрешения или ведома работодателя в соответствии со ст. 168 ТК РФ, не подлежат обложению и страховыми взносами на основании п. 2 ст. 422 НК РФ как фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на командировку.

В противном случае выплаты работнику, не подтвержденные документами на возмещение расходов в командировке, облагаются страховыми взносами и НДФЛ в общем порядке.

Мы можем вам помочь:

Записаться на консультацию
Консультацию вы можете получить лично и по телефону